Die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist ein wichtiger Bestandteil der steuerlichen Compliance für Unternehmen in Deutschland. Die GoBD regeln, wie Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten erfassen, verarbeiten, speichern und archivieren sollen, um den Anforderungen der Finanzbehörden gerecht zu werden. In diesem Artikel werden wir uns näher mit der Verfahrensdokumentation GoBD befassen und erläutern, warum sie für Unternehmen von großer Bedeutung ist.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind eine Sammlung von Grundsätzen und Anforderungen, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben wurden, um die steuerliche Dokumentation und Aufbewahrung von elektronischen Daten in Unternehmen zu regeln. Ihr Hauptziel ist es, die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit von steuerlichen Vorgängen sicherzustellen. Die GoBD gelten für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, die elektronische Daten für steuerliche Zwecke verwenden.
Warum ist die Verfahrensdokumentation wichtig?
Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil der GoBD und dient dazu, den Finanzbehörden nachzuweisen, dass die steuerlichen Prozesse eines Unternehmens den Anforderungen der GoBD entsprechen. Sie ist ein schriftlicher Leitfaden, der die einzelnen Schritte und Abläufe dokumentiert, die bei der Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Archivierung von steuerrelevanten Daten befolgt werden. Die Verfahrensdokumentation dient folgenden Zwecken:
-
Rechtssicherheit: Sie stellt sicher, dass das Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und somit rechtlich auf der sicheren Seite ist.
-
Nachvollziehbarkeit: Die Finanzbehörden müssen in der Lage sein, die steuerlichen Prozesse des Unternehmens nachvollziehen und überprüfen zu können. Die Verfahrensdokumentation erleichtert dies erheblich.
-
Effizienz: Die klare Dokumentation der Prozesse hilft auch dem Unternehmen selbst, seine internen Abläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten.
Inhalt einer Verfahrensdokumentation nach den GoBD
Eine Verfahrensdokumentation muss bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, um den Vorgaben der GoBD gerecht zu werden. Zu den wichtigsten Bestandteilen gehören:
-
Beschreibung der eingesetzten Software: Alle Softwareanwendungen, die für steuerliche Prozesse genutzt werden, müssen detailliert beschrieben werden. Dies umfasst auch die Versionen und Konfigurationen.
-
Prozessbeschreibungen: Jeder einzelne Schritt im steuerlichen Prozess muss dokumentiert werden, angefangen bei der Datenerfassung bis zur Archivierung.
-
Berechtigungs- und Zugriffskonzepte: Es muss klar festgehalten werden, wer innerhalb des Unternehmens Zugriff auf steuerrelevante Daten hat und welche Berechtigungen sie haben.
-
Datenflussdiagramme: Diagramme können verwendet werden, um den Fluss von Daten innerhalb des Unternehmens darzustellen und zu erklären.
-
Archivierungskonzept: Wie werden Daten archiviert und wie lange werden sie aufbewahrt?
-
Sicherheitsmaßnahmen: Welche Sicherheitsvorkehrungen wurden getroffen, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten?
Fazit
Die Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist für Unternehmen in Deutschland von entscheidender Bedeutung, um steuerliche Risiken zu minimieren und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Sie sollte regelmäßig aktualisiert und überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen entspricht. Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass die Nichteinhaltung der GoBD zu schwerwiegenden steuerlichen Konsequenzen führen kann. Daher ist es ratsam, sich frühzeitig mit den GoBD und ihrer Umsetzung auseinanderzusetzen und gegebenenfalls professionelle Unterstützung hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass die Verfahrensdokumentation den Anforderungen entspricht.
